13 Jul ERP: una herramienta básica (y II)
Variantes en la incorporación de un ERP a la empresa
En nuestro anterior artículo hablamos sobre qué es un ERP, las diferentes opciones disponibles en el mercado y las múltiples ventajas que puede ofrecer su instalación en una empresa. Ahora queremos ahora desarrollar las situaciones reales que se dan cuando no se realiza de manera correcta. Existen prácticas que llevan a su fracaso y, sobre todo, necesitamos saber lo que se debe hacer para que la transición hacia la gestión digital corporativa sea todo un éxito.
Mala implantación del ERP
La primera idea importante a resaltar es la que se conoce como GIGO, “Garbage In, Garbage Out” (Basura entra, Basura sale). Es decir, un sistema informático, como un ERP, sólo puede devolver información tan buena como la que recibe. Ni el mejor de los programas concebible puede procesar información inútil, anticuada o imprecisa y generar en base a ella una imagen fiel de la empresa que sirva para tomar buenas decisiones.
Tener buena información es sumamente crítico, ya que el ERP se presenta como una herramienta de decisión, ejecución y análisis para todas las partes de la empresa. Una mala información puede llevar a terribles consecuencias que causen desviaciones en los resultados. No sería la primera vez que después de una implantación de ERP fallida, una empresa se ve por unos días apuntando sus datos con papel y lápiz. La total inoperancia del software ha sido la causante.
Esto significa que cuando se instala un ERP, se debe realizar en muchos casos una transformación en la empresa respecto a cómo registra y procesa la información.
Por ejemplo, es básico:
- Tener especial cuidado en la vinculación del software a cuentas bancarias,
- Trasvases de información contable actualizada y, sobre todo,
- La racionalización del sistema productivo para crear un ERP adaptado al modelo de negocio que tenemos o queremos tener.
ERP según el modelo de negocio
Es especialmente importante este último punto. No es lo mismo montar un ERP para una fábrica, donde la clave del valor estará en el control del proceso de fabricación. En este caso los sensores, la información que arroja la maquinaria, así como la logística de almacenamiento, distribución y ventas son los datos claves que nos arroja. En una empresa de servicios como una agencia de márketing es distinto. Por ejemplo, lo importante es controlar la información de la productividad por horas de los empleados, los inventarios y los resultados obtenidos de los procesos de atención al cliente. Son negocios distintos que recogen información de forma distinta y requieren herramientas diferentes para su aprovechamiento.
Se encuentran constantemente casos de implantaciones de ERP donde las empresas confían únicamente en los especialistas con capacidad técnica que, sin embargo, son desconocedores de las prácticas empresariales. Esto ocasiona que desarrollen productos que no se adaptan correctamente al objetivo de rentabilizar la empresa. Si cometemos este error fracasaremos con esta tecnología. Las consecuencias pueden ser gravísimas pues solo va a causar problemas.
Una consulta no sólo tecnológica
Entre otras cuestiones, el Consultor Ejecutivo de DMA Advisory, David Martínez Alonso, destaca la gran oportunidad de optimización que supone un ERP. Para la PYME supone la gestión en tiempo real del efectivo en caja.
“A través de un buen ERP podemos establecer objetivos de crecimiento claros, cuantificables y registrados a los que podemos realizar seguimiento. -adfirma el economista. -Las empresas tienden a creer que no se puede crecer sin financiación. Sin embargo nosotros creemos que en una empresa saneada, informada y paciente, el crecimiento orgánico y autofinanciado es posible. Solo hay que hacer las inversiones correctas gracias a conocer bien nuestras fortalezas y debilidades”.
“Para el éxito en la implantación de un ERP es imprescindible realizar un análisis de situación de la empresa, saber cuáles son los puntos a mejorar, los procesos que se tienen que reconducir y otras variables”
Continúa David Martínez ahondando en como el ERP puede ayudar a gestionar la sangre del día a día de la empresa: la tesorería. “Es absolutamente esencial tener información en tiempo real de la tesorería disponible para las operaciones habituales. La contabilidad no es la tesorería, sólo lo es en parte. Se debe:
- tener la posibilidad de hacer previsiones a tres meses,
- conocer en qué medida los cobros efectivos de las ventas permitirán hacer frente a los pagos y
- cuanto queda para la empresa después de ello, cuanto se está ganando”.
De la información a conocer los márgenes
Afirma que es en la gestión profesional de la tesorería donde se marcan objetivos de márgenes, es donde se mide el desempeño de verdad. “Otra de sus ventajas es que esas cuentas incluyan un desglose: ¿qué parte es para Hacienda?, ese dinero no es de la empresa y no puede utilizarlo. Mantener un orden riguroso en las cuentas evitará que se acaben convirtiendo en problemas fiscales”, un buen ERP puede facilitar la visualización de toda esta información en tiempo real.
“Para el éxito en la implantación de un ERP es imprescindible realizar un análisis de situación de la empresa, saber cuáles son los puntos a mejorar, los procesos que se tienen que reconducir y otras variables”, dice Martínez Alonso. Es difícil para el equipo que está inmerso en la generación de valor analizar todas estas variables. Resulta altamente recomendable un consultor externo especializado en empresas.
Gestión técnica, gestión empresarial
Los especialistas técnicos, aunque experimentados, estarán centrados en las soluciones tecnológicas de la producción. No pondrán tanto el foco en la dinámica empresarial de la generación de ingresos y gastos. Si no se incide en la gestión, el ERP solo conseguirá repetir las ineficiencias preexistentes.
Por otro lado, es fácil que los miembros de la empresa, por miedo al cambio o por la costumbre de dichas prácticas habituales ineficientes, no tengan verdaderos incentivos a cambiar sus costumbres. Hay que jugar con su deseo de mejorar sus resultados e incidir en un importante cambio cultural interno.
Se atribuye a Einstein una frase que es bien orientadora: “Locura es hacer lo mismo una y otra vez esperando obtener resultados diferentes”.
Es aquí donde el consultor:
ejerce como bisagra necesaria entre la empresa y el equipo técnico, proporciona una visión de conjunto de procesos y soluciones tecnológicas crea un modelo de los procedimientos operativos.
Toda esta información y análisis previo de la empresa se traslada a los desarrolladores del ERP para obtener un resultado adaptado a las necesidades reales de cada una. Con la capacidad de corregir los puntos débiles y su gestión automatizada el ERP supondrá un salto cualitativo que lleve a una gestión informada y optimizada. Así crear valor, será mucho más sencillo.
