04 Nov Digitalizar la empresa sí, pero ¿qué?
La tecnología del dato ha llegado para digitalizar y agilizar el funcionamiento de las empresas. Si antes de la pandemia era un objetivo estratégico, hoy se ha convertido en una cuestión de supervivencia. Más aún si se trata de una PYME.
No es posible competir en igualdad de condiciones en el mercado sin sistemas digitalizados. Con ellos es posible acelerar servicios en tiempo real. La otra evolución derivada de los nuevos métodos, es la capacidad de buscar al cliente más lejos y con más precisión.
Cinco grandes transformaciones
Cinco grandes cambios han transformado la forma de funcionar de las organizaciones, particularmente en el mundo post pandemia:
1.El trabajo a distancia, facilitado por la rapidez de internet y la generalización del streaming.
2.La robotización de la gestión y la producción, incluso de las actividades más sencillas de la vida cotidiana.
3.La iA, o inteligencia artificial, que día a día consigue agilizar procesos.
4.La formación está sufriendo un vuelco que acelera la incursión de nuevos modelos de negocio. Incluso, las metodologías ágiles propias de los desarrollos informáticos, inundan con sus formas la rápida adaptación a los cambios del mercado.
5.La rapidez en la capacidad de generar nuevos servicios y de acercarlos a los públicos a través de la omnicanalidad, permite una mayor personalización de los servicios y por lo tanto, produce una capacidad de hipersegmentación de los productos y servicios.
Pero ¿qué digitalizar en la empresa?
A la hora de tomar decisiones estratégicas que nos permitan mantener nuestra competitividad en este mundo hiperdigitalizado, debemos pensar desde una óptica digital, es decir: primero el dato.
El primer paso es un proceso de organización de nuestra actividad de manera de hacerla transformable en datos manejables a través de las distintas herramientas de software y hardware disponibles.
El segundo paso es el análisis de los puntos críticos de nuestro proceso productivo, en los que apps y programas adaptados nos van a permitir acelerar el procesamiento de dichos datos.
El tercer paso es entender, que en muchos casos, los modelos de negocios deben funcionar con criterios de agilidad y lidereza para aumentar su capacidad de reacción. No solo se trata de ir más rápido y con más precisión, el objetivo al final es abaratar costes y aumentar la rentabilidad.
Cinco áreas para digitalizar
Cinco áreas críticas deben pasar por el análisis estratégico de los cambios necesarios para ser capaces de responder en tiempo real a los retos del mercado:
1. Gestión
En la actualidad la tecnología nos ofrece software de gestión que elimina una parte importante del trabajo más repetitivo (emisión de facturas, incorporación de datos al sistema, archivo de datos a través de la big data). Optimización de la administración contable de las empresas permitiendo a los empleados trabajar sobre la información y no sólo dedicarse a recabarla. En los próximos meses será exigible a las empresas un sistema estandarizado de registro contable. Ya será prescriptivo.
2. Marketing:
Si en el pasado era habitual que una pequeña empresa hiciera un esfuerzo en poner un anuncio en el periódico o una radio local para darse a conocer, en la actualidad el rango de opciones ha aumentado vertiginosamente. Se nos ofrecen alternativas de promoción de alcance específico y directo. Los mismmos medios de comunicación se han sumado al carro de innvar en su oferta de servicios de distribución de contenidos.
Internet nos ofrece herramientas como las distintas redes sociales, sistemas de segmentación de mercados como adwords (adaptables y diferenciadas respecto a los distintos productos y servicios), donde por muy poco dinero se puede lanzar una campaña de anuncios impactando exactamente a los clientes que se buscan, recibiendo información directa de los mismos para conocer mejor sus necesidades.
3. Ventas
El trabajo de ventas es laborioso y necesita reinvención constante de sus comerciales si se quiere generar una tasa de retorno positiva, así como información organizada para no olvidar las peticiones de los clientes o volver a hacer esa llamada que podría traer buenas noticias. Un CRM (Customer Relationship Management o Gestión de Relación con el Cliente.) es un software que permite organizar el trabajo de los vendedores y la información de los clientes con los que trabajamos, permitiendo accesibilidad total desde cualquier parte, estadísticas automatizadas, recordatorios y otras muchas ventajas. Hay que mencionar que es vital para su aprovechamiento alimentar el sistema con la información del trabajo diario o su instalación en la empresa no tendrá sentido.
Por otra parte, el retail está experiementando cambios drásticos en su gestión, con nuevas experiencias para los usuarios, sin olvidar el e-commerce, el medio de distribución que se ha impulsado a niveles estratosféricos con la pandemia.
4. Producción
Aunque las empresas más grandes, por necesidad, ya están generalmente familiarizadas con este tipo de sistemas, las empresas pequeñas también pueden beneficiarse (y no por costes demasiado elevados) de los ERP (Enterprise Resource Planning o Sistema de planificación de recursos empresariales). Está íntimamente relacionado con el primer punto, la gestión y con todos los departamentos de la organización.
Un ERP es un software que organiza la producción y ejecución de productos y servicios en la empresa. Desde proveedores hasta cantidades producidas, contabilidad, recursos humanos… Un ERP es una consola de control de la empresa que facilita el trabajo de todas sus áreas (no tiene que haber departamentos).
La dirección tiene información constante y actualizada del desarrollo de la empresa, administración obtiene datos sin tener que pedirlos, con el ahorro de tiempo y dinero que eso supone; los empleados tienen un sitio fijo y cómodo donde volcar su desempeño y, en el mejor de los casos, no tendrán ni que hacerlo porque estará automatizado.
Una vez más, la instalación de un ERP necesita del compromiso de los miembros de la empresa en el volcado de información para su funcionamiento, lo que en algunos casos supone un replanteamiento estructural de la misma. Lo importante es que una vez llevada a cabo la transición, las ventajas son innumerables.
5. Financiación
Los principales bancos españoles han comprendido hace tiempo que los usuarios prescinden cada vez más de las gestiones en la oficina física en favor de los sistemas virtuales, por lo que se han esforzado en desarrollar plataformas funcionales para sus clientes. Gestión de nóminas coordinada con el software contable, pagos a proveedores, incluso obtención de líneas de crédito solo con el historial del cliente, en la actualidad se puede realizar gran parte del trabajo bancario desde la oficina con un ordenador conectado, y en muchos casos ni siquiera supondrá ningún coste adicional.
Las empresas pueden informarse de estos servicios a través de internet, consultoras especializadas en digitalización, y verán como las facilidades superan ampliamente a la curva de aprendizaje de estas tecnologías, para mejorar la eficiencia y en definitiva la información, clave en el mundo de los negocios del siglo XXI.
No olvidemos el mundo cripto, pero ese es ya otro tema.
6. Telecomunicaciones
A través de estas tecnologías, se ha hecho posible el trabajo en proyectos con personas de todo el mundo de forma simultánea, evitando casi totalmente la barrera geográfica o lingüística. Abrir la posibilidad de que una persona en Dinamarca pueda resolver un problema para el que no encontramos solución en España, China o Perú puede acelerar procesos, ofreciendo ventajas competitivas altamente beneficiosas.
Una cosa quedó clara: el nivel del avance es tal que da igual los terminales, el gran salto hacia estas nuevas formas ya está aquí y dará un salto sustancial cuando comencemos a trabajar en 5G. Aumentará la velocidad de forma tan vertiginosa, que llevar una fábrica en la distancia será perfectamente posible.
GIGO
Eso sí, es importante: no olvidar el GIGO: “Basura entra, basura sale“, (por las siglas en inglés: “Garbage In, Garbage Out”). De nada sirve acelerar errores, solo conseguirán hacernos llegar más rápido al despeñadero. Tampoco olvidemos analizar el impacto de los nuevos procesos en la rentabilidad y contemplar su amortización en el presupuesto anual de la empresa.
¿NECESITAS RELANZAR TU EMPRESA? QUEREMOS COLABORAR CONTIGO
