24 Jun REORGANIZAR LA EMPRESA: EL ANÁLISIS DE PROCESOS y II
En el post pasado, sentamos las bases del análisis de procesos en una empresa. En este post hacemos referencia a las etapas fundamentales, y de qué manera están vinculadas con los resultados contables y el análisis de sus resultados.
Como mencionamos, este procedimiento de reorganización de procesos y recursos dentro de la empresa puede estar motivado por: actividades ineficientes que generan pérdida, procesos de digitalización, para optimizar recursos, para la mejora continua, reestructurar funciones en el cambio de los recursos humanos, nuevas etapas de innovación, reconducir hacia las líneas estratégicas, etc.
Al detectarse cualquiera de estas necesidades se hace necesario poner en marcha un proceso de reorganización que pasará necesariamente, por un análisis de procesos.
Los cambios han de ser planificados
El inicio de un procedimiento reorganizativo y de revisión del funcionamiento de la empresa no puede depender de la buena voluntad de los miembros de la organización.
Debe ser un proceso medido en un principio para conocer de dónde partimos. A lo largo del proceso iremos conociendo el impacto de las alternativas para la toma de decisiones. Por supuesto al final, para conocer si hemos alcanzado el objetivo.
Sin estos pasos no llegaríamos a conocer si mejoramos los resultados y de qué manera no nos podemos desviar.
Un ejemplo que ilustra esta idea es la necesaria formación del personal, como paso clave.
No será eficiente la implantación de un ERP de última generación, por ejemplo, que permitiría automatizar el proceso de gestión de una fábrica si sus empleados no conocen los procedimientos para introducir la información exacta.
Tampoco servirá de nada poner en marcha nuevas formas de organización de la producción, si a la vez, no estamos siendo capaces de medir cómo impacta en el uso de los recursos o en el volumen de la producción.
No hay futuro posible
si el presente
no está
completamente afianzado
y se deja fluir.
Pasos para la gestión del proceso
Como todo desarrollo, hay muchas formas de ver los pasos necesarios para la gestión de un proceso, en este caso de forma sintética diremos que consta de:
1.Identificación del cliente y sus necesidades.
Descripción de criterios, indicadores y estándares y establecimiento de un cronograma para la recolección de los datos.
2.Definir servicios/productos.
Establecimientos de estándares de calidad para conocer cuando un producto o servicio cumple con los estándares exigibles.
3.Auditoría del mapa de procesos.
Analizar las circunstancias que dificultan o impiden la mejora de un proceso. Es la etapa fundamental en la que estudiamos qué problemas se están produciendo en el flujo de la producción.
4.Diagramar el flujo de trabajo y el manual de procesos.
Uno de los pasos que permite la estandarización y por consiguiente, la medición de los procesos de la empresa, es la creación del Manual de Procesos que permite contar con una organización de toda la serie de fichas de procesos que permiten documentar las actividades de la empresa . Durante el proceso y contando con la participación de los distintos responsables se trabajará en una nueva guía para compartir la misión y los estándares que permiten la regularidad de los procesos y procedimientos.
5.Analizar los datos resultantes del proceso.
Al final, qué es lo que buscamos, la mejora de los resultados de la organización. Por eso partiendo de los números iniciales uy contando con los efectos que producen las mejoras introducidas se evaluará el impacto de los cambios en los beneficios de la empresa.
Objetivo principal: lo que hace la calidad al beneficio
Obtener mejores resultados con frecuencia guarda relación con optimizar el uso de los recursos. Este es uno de los objetivos principales, entre otros, del análisis de procesos.
Es por esto que se relaciona muchas veces este servicio con los criterios de gestión de la calidad total.
La eficiencia se relaciona con la rentabilidad, tomando en cuenta que es el resultado de la relación entre inversiones y costes con los ingresos. La rentabilidad es igual a los beneficios sobre la inversión.
Con el ingreso de las distintas partidas en la forma adecuada no tendremos resultados falsos. En el artículo anterior hablábamos de la cuenta de explotación como una medida que permite tener una visión en el tiempo sobre los números de empresa.
Estudiar los procesos y la forma como se trasladan a la cuenta de pérdidas y ganancias permitirá comprobar si la rentabilidad se genera por el desarrollo de su actividad, y no, por ejemplo, por rendimientos financieros o inmobiliarios que nos pueden hacer equivocar el diagnóstico sobre la salud de nuestro negocio.
Otras veces ocurre que un gran crecimiento de las ventas desorienta, por el poco conocimiento de procesos y costes, de que estamos entrando en pérdidas.
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