17 Jun Reorganizar la empresa: el análisis de procesos (I)
Un plan de reestructuración es un proceso complejo que incluye un análisis económico-financiero de la empresa, un análisis estratégico de su situación en el mercado y un análisis de sus procesos. En este artículo hablaremos del análisis de procesos como vía para aumentar su productividad y, en consecuencia, su rentabilidad.
Un plan de reestructuración es una de las soluciones posibles para actuar cuando se está a tiempo ante las primeras señales de insolvencia. Pero también es una herramienta fundamental para hacerla crecer, optimizar sus procedimientos y aumentar su competitividad en el mercado. En realidad, una reestructuración es una herramienta que debe acompañar los constantes procesos de cambio dentro de la empresa para que se hagan de forma ordenada.
¿Qué es un proceso?
Un proceso es una secuencia de actividades que, vinculadas entre sí, dan como resultado un servicio o producto. Cuando desarrollamos un proceso, nos dirigimos a conseguir un objetivo.
Esta definición, para afinar diferencias no es lo mismo que un procedimiento, que es un conjunto de pasos fijos y establecidos para cumplir una determinada tarea. Un procedimiento se establece y se aplica de manera regular.
El procedimiento detalla todos los pasos y es, pues, una secuencia que se repite de forma constante. En cambio, el proceso es una secuencia dinámica cuya gestión se va administrando hasta alcanzar el objetivo.
Tres pilares fundamentales de un negocio
Un proceso empresarial tiene tres partes importantes:
1.Sus productos o servicios: es el qué hacemos.
2.Sus clientes: es el para quién lo hacemos.
3.Y los requisitos: son los condicionantes legales y normativos que limitan nuestras acciones.
Estas tres partes no son compartimentos estancos, pues a su vez cuando hablamos de productos y servicios o de los clientes, también estamos hablando de procesos: proceso de identificación del producto y de cómo captamos los clientes, por ejemplo.
De igual manera, cuando hablamos de procesos, estamos incorporando de manera totalmente integrada los productos, los servicios y los clientes como parte de dichos procesos.
Todo es indisoluble, no hay partes ni procedimientos aislados dentro de una empresa. Al igual que un organismo, todo está relacionado. Y precisamente por esto la metodología detrás de este análisis es global.
En el estudio de los procesos deben involucrase todos los agentes y se debe conocer su efecto en la actividad económica de la empresa en términos de procesos y monetarios (proveedores, clientes, recursos humanos…).
Los procesos: el paso a paso
Cada actividad dentro de una empresa, en realidad cada acto que desarrollamos dentro de nuestra vida diaria implica la puesta en marcha de un proceso. Incluso un acto tan simple como dar un paso, si somos capaces de descomponerlo, veremos que es un proceso.
Si un gesto tan simple es un proceso, podemos hacernos una idea acerca de la enorme complejidad de ellos que comprende la orquestación de un modelo de negocio: las personas, las materias primas, las maquinarias, logística, difusión y toda la secuencia de actos que llevan hasta la obtención de un producto o servicio.
Para conocer los procedimientos de una empresa debemos descomponerlos en cada una de sus partes, investigar si están cumpliendo sus objetivos y producir mejoras cuando estos no se estén cumpliendo. A mayores del estudio de cada uno de los procedimientos, como un sistema completo que es, se deben analizar las relaciones entre cada una de sus partes.
Metodología para un análisis de procesos
Por esta misma razón, la metodología para el análisis de los procesos dentro de una empresa no se basa solo en ir directamente a desglosar las partes, debemos tener en cuenta antes que nada la misión, los clientes, los objetivos y como medida permanente de control, establecer los parámetros de medición para evaluar el proceso de optimización, etc. Tener esto es clave para poder analizar la idoneidad de todos los pasos que se dan para producir el servicio o producto.
La metodología de análisis puede verse de la siguiente manera:
1. Identificar clientes y sus necesidades.
2. Definir servicios y productos.
3. Desarrollar el mapa de procesos.
4. Describir procesos.
5. Elaborar el diagrama de flujo del proceso.
6. Determinar los parámetros de medición.
¿Qué problemas resolvemos con el Análisis de Procesos?
Muchos son los objetivos que combinados todos entre sí, o por un subgrupo de ellos, deben motivar el análisis de los procesos en una empresa. En el fondo, cuando iniciamos un análisis de procesos, estamos auditándolos con el objeto de mejorarlos.
Entre las señales que pueden impulsarnos a hacerlos está:
1.Eliminar las actividades ineficientes que generan pérdida.
2.Optimizar los recursos.
3.Mejora continua de procesos y procedimientos.
4.Inicio de una etapa de innovación y cambio dentro de la empresa que requiere replantear todas las etapas de la producción.
5.Estandarizar procesos y procedimientos que permitan mejorar la medición de la actividad.
6.Estudiar de qué manera el proceso productivo se aleja de la estrategia y los objetivos.
Herramientas para el análisis de procesos
A la hora de obtener la información necesaria para el análisis, existen herramientas que nos sirven para obtener los parámetros necesarios.
1.Recolección de datos a todo lo largo del proceso desde el inicio, durante y hasta el final de las actividades claves.
2.Análisis de la cadena de valor, identificando gastos, costes, pagos, ingresos y cobros.
3.Plasmar todos los procesos en el Manual de Procesos con descripción detallada de todos ellos, incluyendo los diagramas de flujo.
El cómo entran en juego todos estos aspectos del Análisis de Procesos y de qué manera se vinculan con las métricas que arroja el análisis contable, es algo que contaremos en una segunda parte.
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