06 Jun ERP: una herramienta básica (I)
El funcionamiento de una empresa queda automatizada por el ERP.
Desde años atrás, la industria tecnológica ha desarrollado programas de gestión empresarial general a los que se llama ERP (Enterprise Resource Management, o Manejo de los Recursos de la Empresa). Los ERP, pieza clave en el proceso de digitalización, están ya integrados en muchas empresas actualmente. Su ventaja es permitir a cada uno de sus miembro acceder de forma centralizada a la información que necesita para desarrollar sus funciones.
Cualquier empresa, por sencilla que sea, maneja una cierta cantidad de información. Compras, ventas, facturas, impuestos, fichas de clientes, fichas de empleados, y según son de mayor tamaño, procesos de fábrica y direcció Tradicionalmente esta información se ha llevado en libros o archivos. ¡incluso está sólo en las cabezas de los empresarios! Esto deja a la organización vulnerable en caso de que uno de estos elementos falle y genera ineficiencias en la fluidez de la información. La falta de fluidez conlleva costes y oportunidades perdidas.
Digitalizar ¿para qué?
David Martínez Alonso, Consultor Ejecutivo de DMA Advisory daba algunas pistas sobre este tema en su artículo Economía en Galicia, «Digitalizar si pero, ¿para qué?» Por ejemplo:
- Los departamento de compras podrán conocer la disponibilidad de inventario y realizar los pedidos sin preocuparse de registrar los movimientos en varios sitios.
- El departamento de ventas conoce, rápidamente, las estadísticas de los vendedores. En tiempo real se conocen reuniones pendientes y actividades de marketing en marcha.
- La administración se ahorra ingentes cantidades de trabajo improductivo actualizando libros. Si la empresa realiza sus movimientos desde el ERP, todo quedará registrado y muchas cosas se harán de forma automática (ej. impuestos, nóminas). la gestión podrá centrarse en aportar valor en sus informes para la dirección.
El ERP permite la toma de decisiones centralizada de todas las partes de la empresa.
Un proceso crítico para la digitalización
Entre las PYMEs que ya tienen en marcha ERPs en sus negocios, se estima que dos tercios trabajan con versiones antiguas del software. Instalar un ERP es un proyecto crítico que debe ser tomado con mucha seriedad y requiere de varios factores para hacerse satisfactoriamente:
- Un fuerte compromiso de la dirección. La dirección dará ejemplo de la nueva forma de trabajar desde ese momento. Tambièn designará a una o varias personas encargadas de supervisar el proceso.
- Establecer expectativas y plazos realistas, basados tanto en la situación de la empresa como en los recursos disponibles para su ejecución. Amplitud de miras y sentido integral son valores fundamentales. La mala implementación de un ERP es una pésima experiencia, evitable si se piensan bien las cosas.
- El compromiso de los empleados de “alimentar” Elel sistema. Un ERP no vale nada si la información que la empresa genera día a día no es registrada correctamente en la plataforma, y si un eslabón de la cadena falla, otros empleados perderán confianza en la fiabilidad de los datos y caerá en el desuso.
Las ventajas del ERP se relacionan con
el funcionamiento de la organización.
Las ventajas de implantar el ERP
Dicho todo esto, bien realizado un ERP tiene un impacto enormemente positivo en el funcionamiento diario, y el retorno sobre la inversión no tarda mucho en verse claro. Los procesos se aceleran, la toma de decisiones se hace más sencilla gracias a la disponibilidad de información de forma inmediata, reduce costes y permite ofrecer una experiencia mucho más impecable tanto a trabajadores como al objetivo de todo, los clientes.
Si te planteas la instalación de un ERP en tu empresa, o quieres actualizar el que ya tienes, debes saber que hay 3 opciones principales desde el punto de vista tecnológico:
- Contratar a una empresa de software que diseñe el programa desde cero, esencialmente basadas en software libre. La ventaja es que estará hecho absolutamente a la medida de cada empresa. El inconveniente es que podría ser más caro y complejo. Hay versiones modulares que permiten el crecimiento según las exigencias de las empresas.
- Implementar un módulo prediseñado adaptable es otra forma. Empresas consolidadas y proveedores de talla mundial de este tipo de servicios tienen productos perfeccionados incluso en cuanto a su adaptación internacional. Su precio, es la gran desventaja aún cuando conviene informarse sobre versiones adaptadas. Evitar actualizaciones complicadas y procesos de exportación hacen que las empresas opten por esta forma.
- La nueva ola de sistemas ERP son aquellos que están basados en tecnología cloud o en la nube. Estos sistemas garantizan las funcionalidades de los módulos y, a su vez, disponer de la información desde cualquier dispositivo conectado a Internet (cada vez mejoran más las aplicaciones para tablets y móviles).
Requiere la implicación de toda la empresa
En definitiva, el ERP es un proceso complejo por su impacto en la estructura del negocio, que requiere dedicación de toda la empresa para funcionar y es una herramienta clara en el proceso de digitalización. Cuando se completa con éxito las ventajas se ven desde el primer momento y encaran a la empresa hacia una gestión de futuro.
Pero, ¿Qué determina el éxito en la implantación de un ERP? Lo comentaremos en nuestro próximo post.
Eurídice Castillo @EudelCastillo
