¿Qué digitalizamos en una empresa? - DMA Advisory
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¿Qué digitalizamos en una empresa?

¿Qué digitalizamos en una empresa?

Se habla una y otra vez de la digitalización de las empresas y la información nos llega fragmentada sobre las distintas áreas de la actividad productiva en la que se van a observar estos cambios. Sin poder ser exhaustivos, puesto que el proceso llegará literalmente hasta cualquier rincón de nuestra actividad, intentaremos presentar una base que tiene que ver con los aspectos claves de su funcionamiento.

1. Gestión

Aunque una hoja de Excel o incluso una libreta pueden ser suficientes en muchos casos para controlar la contabilidad, en la actualidad la tecnología nos ofrece software de gestión que elimina una parte importante del trabajo más repetitivo (emisión de facturas, incorporación de datos al sistema, organización de papeleo). Sistemas como Contaplus o SAP optimizan la administración contable de las empresas permitiendo a los empleados trabajar sobre la información y no sólo dedicarse a recabarla.

2. Marketing:

Si en el pasado era habitual que una pequeña empresa hiciera un esfuerzo en poner un anuncio en el periódico o una radio local para darse a conocer, en la actualidad la red nos ofrece múltiples opciones para promocionarnos de forma más eficiente. Son anuncio físico con un impacto limitado en el tiempo, no segmentado y cuya efectividad es difícilmente medible.

Internet nos ofrece herramientas como las distintas redes sociales, sistemas de segmentación de mercados como adwords (adaptables y diferenciadas respecto a los distintos productos y servicios), donde por muy poco dinero se puede lanzar una campaña de anuncios impactando exactamente a los clientes que se buscan, recibiendo información directa de los mismos para conocer mejor sus necesidades.

3. Ventas

El trabajo de ventas es laborioso y necesita reinvención constante de sus comerciales si se quiere generar una tasa de retorno positiva, así como información organizada para no olvidar las peticiones de los clientes o volver a hacer esa llamada que podría traer buenas noticias. Un CRM (Customer Relationship Management) es un software que permite organizar el trabajo de los vendedores y la información de los clientes con los que trabajamos, permitiendo accesibilidad total desde cualquier parte, estadísticas automatizadas, recordatorios y otras muchas ventajas. Hay que mencionar que es vital para su aprovechamiento alimentar el sistema con la información del trabajo diario o su instalación en la empresa no tendrá sentido.

4. Producción

Aunque las empresas más grandes, por necesidad, ya están generalmente familiarizadas con este tipo de sistemas, las empresas pequeñas también pueden beneficiarse (y no por costes demasiado elevados) de los ERP (Enterprise Resource Planning).

Un ERP es un software que organiza la producción y ejecución de productos y servicios en la empresa. Desde proveedores hasta cantidades producidas, contabilidad, recursos humanos… Un ERP es una consola de control de la empresa que facilita el trabajo de todas sus áreas (no tiene que haber departamentos).

La dirección tiene información constante y actualizada del desarrollo de la empresa, administración obtiene datos sin tener que pedirlos, con el ahorro de tiempo y dinero que eso supone; los empleados tienen un sitio fijo y cómodo donde volcar su desempeño y, en el mejor de los casos, no tendrán ni que hacerlo porque estará automatizado.

Una vez más, la instalación de un ERP necesita del compromiso de los miembros de la empresa en el volcado de información para su funcionamiento, lo que en algunos casos supone un replanteamiento estructural de la misma. Lo importante es que una vez llevada a cabo la transición, las ventajas son innumerables.

5. Financiación

Los principales bancos españoles han comprendido hace tiempo que los usuarios prescinden cada vez más de las gestiones en la oficina física en favor de los sistemas virtuales, por lo que se han esforzado en desarrollar plataformas funcionales para sus clientes. Gestión de nóminas coordinada con el software contable, pagos a proveedores, incluso obtención de líneas de crédito solo con el historial del cliente, en la actualidad se puede realizar gran parte del trabajo bancario desde la oficina con un ordenador conectado, y en muchos casos ni siquiera supondrá ningún coste adicional.

Las empresas pueden informarse de estos servicios a través de internet, consultoras especializadas en digitalización, y verán como las facilidades superan ampliamente a la curva de aprendizaje de estas tecnologías, para mejorar la eficiencia y en definitiva la información, clave en el mundo de los negocios del siglo XXI.

6. Telecomunicaciones

A través de estas tecnologías, se ha hecho posible el trabajo en proyectos con personas de todo el mundo de forma simultánea, evitando casi totalmente la barrera geográfica o lingüística. Abrir la posibilidad de que una persona en Dinamarca pueda resolver un problema para el que no encontramos solución en España, China o Perú puede acelerar procesos, ofreciendo ventajas competitivas altamente beneficiosas.

En el pasado World Mobile Congress de Barcelona, en marzo de este año,  una cosa quedó clara: da igual los terminales, el gran salto hacia estas nuevas formas de trabajo llegará cuando comencemos a trabajar en 5G a una velocidad tan vertiginosa, que llevar una fábrica en la distancia será perfectamente posible.

Aunque de las tecnologías aquí ofrecidas probablemente sea la que más tiempo lleve integrada en el entorno, todavía hay quien no aprovecha la posibilidad de comunicarse a través de correo electrónico, sistemas de teleconferencia como Skype o Google Hangouts o sistemas de trabajo en la nube. Mucha tarea hay por delante.

Eurídice Castillo Martínez

DMA Advisory
pitacanane@hotmail.com